ペーパーレス化は意味ない！？効果があった当社の事例を紹介

投稿日:2024/1/26

こんにちは！オーエス電機広報部です。

製造業では紙文化が根強く残っていて、作業日報や帳票、伝票、図面などの資料を紙媒体で管理している企業も少なくありません。紙書類の管理には、保管場所の確保や手作業での集計業務など様々な手間がかかりますよね。

そこで、これらの問題を解決できる当社の「ペーパーレス化事例」を2つご紹介します。初期投資もほぼいらず、すぐ真似できるので、会社の紙書類の扱いにお困りの方や業務改善のためにムダ取りしたいと考えている方、デジタル化・DX化を検討中の方必見です！

  1. 【目次】
  2. 1.　「Excel」を使ったペーパーレス化で集計業務を1時間→0分に！
    1. 　　1.1.　改善前
    2. 　　1.2.　改善後
    3. 　　1.3.　「Excel」に変更して良かった点
  3. 2.　「Googleスプレッドシート」＆「LINE WORKS」を使ったペーパーレス化で移動時間が10分→0分に！
    1. 　　2.1.　改善前
    2. 　　2.2.　改善後
    3. 　　2.3.　「Googleスプレッドシート」＆「LINE WORKS」に変更して良かった点
  4. 3.　ペーパーレス化を進める時の注意点
  5. 4.　まとめ

1.　「Excel」を使ったペーパーレス化で集計業務を1時間→0分に！

まずは、電気自動車の目視検査を担当しているチームの作業日報を「Excel」を使ってペーパーレス化した事例をご紹介します。

1.1.　改善前

このチームは5人のメンバーで業務を行っています。以前は１日の作業が終わると作業者は作業時間と検査数を紙の作業日報に鉛筆で記入していました。月末になると、リーダーが電卓を使って作業日報の集計を行います。私も集計をしたことがあるのですが、５人分×約20営業日分の集計を手動でするのは大変で、文字の読み間違いや計算ミスが無いよう何度も確認していると、１時間程かかることもありました。

1.2.　改善後

そこで、集計業務にかかる手間と時間を削減するために以下のようなExcelファイルを作成し、作業者本人がパソコンからExcelに打ち込む形式に変更しました。関数を利用した自動集計により、これまで1時間かかっていた集計作業がなんと0分に！また、作業時間と検査数を入力すれば作業者ごとの1時間当たりの作業数がすぐにわかるので、現状を把握しやすくなり目標管理や進捗管理もはかどります。

1.3.　「Excel」に変更して良かった点

紙からExcelに変更して良かった点は以下の通りです。

  • コスト削減
    • 月末の集計業務が1時間から0分に短縮
    • 印刷不要による用紙＆インク代の節約
    • 管理がしやすくなることで管理業務の負担軽減
  • 管理しやすい
    • 作業者別に日々の達成状況をタイムリーに把握できる
    • チームの日々の進捗確認が入力後、すぐに把握できる
    • 数字の把握がすぐにできるため、目標達成の計画が立てやすい

2.　「Googleスプレッドシート」＆「LINE WORKS」を使ったペーパーレス化で移動時間が10分→0分に！

次に農機具部品の組立を担当しているチームの作業日報を「Googleスプレッドシート」と「LINE WORKS」を使ってペーパーレス化した事例を紹介します。

2.1.　改善前

当社は第一〜第三工場を保有し、組立チームは第三工場で活動しています。リーダーは他業務との兼ね合いで、第三工場から徒歩5分程離れた第二工場で仕事をしています。

以前、組立チームでは紙の作業日報に作業者が手書きで記入していました。リーダーは毎日第三工場に足を運び作業日報を回収後、日々の作業数や生産性を確認しており工場間の移動に時間と労力がかかっていました。

2.2.　改善後

そこでリーダーの負担を軽減するために、紙の作業日報を「Googleスプレッドシート」に変更しました。また、当社で使用している社内連絡ツール「LINE WORKS」の掲示板でGoogleスプレッドシートを共有することで、個人のスマートフォンから作業日報を入力・確認できるようになりました。

2.3.　「Googleスプレッドシート」＆「LINE WORKS」に変更して良かった点

「Googleスプレッドシート」＆「LINE WORKS」に変更して良かった点は以下の通りです。

  • コスト削減
    • 工場間の移動にかかる時間が往復10分→0分に短縮
    • 月末の集計業務を自働化
    • 印刷不要による用紙＆インク代の節約
    • 管理がしやすくなることで、管理業務の負担軽減
  • 管理しやすい
    • インターネット環境があれば、どこでも作業日報を記入・確認できる
    • 「Googleスプレッドシート」では初期設定で共同編集機能が使える
    • 「LINE WORKS」でアクセス権限を設定すれば関係者のみ閲覧・編集できる

3.　ペーパーレス化を進める時の注意点

ペーパーレス化を効果的に進めるにはいくつか注意点があります。新しいシステムを導入したことで、かえって作業者の負担が増えたりコストがかかってしまっては本末転倒です。以下の点に注意し、社内の業務効率化を進めていきましょう。

  • 事前に改善効果を見積る（※特にパソコンなどを新たに現場に設置する場合など）
  • パソコンスキルがない人でも少しの教育で運用できるような簡単なフォーマットにする
  • 困ったときの相談窓口を明確にしておく
  • 入力するメンバーとパソコン台数のバランスに注意する（※メンバーが多いと順番待ちが発生して新たなムダが生じる）
  • 現場と経営層が並走してペーパーレス化に取り組む

4.　まとめ

この記事では当社のペーパーレス化事例を2つ紹介しました。業務の効率化やデジタル化を考えている方にとって、少しでも役立つ記事となっていれば嬉しいです。

当社では、様々な静電気対策を実施しお客様に安心して製造を任せていただけるような環境を整えています。HPに記載されていない案件でも誠意をもって対応させて頂きますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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